„Chcete úplný check list? Ozvěte se mi“

Každý klient a každý případ přináší další otázky. Pokud byste chtěli kompletní verzi, ozvěte se mi a ráda vám ji pošlu.

„Od prvního nám nastupuje nový zaměstnanec.“

Jedna krátká věta od klienta nebo kolegy. Pro účetní ale znamená docela dlouhý seznam úkolů.

A hlavně – pokud zaměstnanec nastupuje 1. října, nemůžeme začít všechno řešit 1. října.

Od roku 2026 je to ještě důležitější. Změnil se systém hlášení zaměstnanců a od 1. července 2026 musí být nový zaměstnanec evidován ještě před nástupem k výkonu práce.

Proto jsem připravila praktický checklist. Nejen co založit do šanonu, ale hlavně co potřebuji vědět předem, co musím udělat před nástupem a co si pohlídat následně.

„Od prvního nám nastupuje nový zaměstnanec.“

Jedna krátká věta od klienta nebo kolegy. Pro účetní ale znamená dlouhý seznam úkolů.

1. Ještě než zaměstnanec nastoupí

Nejdříve potřebuji vědět, koho vlastně zaměstnáváme a na základě jakého pracovněprávního vztahu.

Mám jasno v základních údajích?

☐ datum nástupu
☐ druh pracovněprávního vztahu – pracovní poměr, DPP nebo DPČ
☐ pracovní pozice a druh práce
☐ místo výkonu práce
☐ ……

Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně. U DPP a DPČ samozřejmě také pracujeme s písemnou dohodou.

Pokud účetní připravuje i personální dokumentaci, je právě tady první kontrolní bod: odpovídá smlouva tomu, co bude zaměstnanec ve skutečnosti dělat?

2. Vyžádám si osobní údaje zaměstnance

Bez správných údajů zaměstnance neudělám správně registraci ani následně mzdu. Od zaměstnance proto potřebuji zejména:

☐ jméno a příjmení
☐ rodné příjmení
☐ rodné číslo, případně datum narození
☐ místo narození
☐ státní občanství
☐…..

U cizince potřebuji zjistit také jeho pobytové a pracovní oprávnění a další údaje vyžadované pro registraci.

Pozor na jednu praktickou věc: nesbírejte od zaměstnance automaticky všechno, co vás napadne. Personální dotazník není soutěž o největší množství osobních údajů. Zaměstnavatel má pracovat s údaji, které skutečně potřebuje pro splnění pracovněprávních, daňových, pojistných a dalších zákonných povinností.

Od 1. 7. 2026 už u nového zaměstnance neplatí, že si v klidu počkáme, až nastoupí, a potom budeme řešit jeho přihlášení.

Zaměstnanec musí být přihlášen do evidence zaměstnanců ještě před okamžikem, kdy začne vykonávat práci.

U českého zaměstnance máme dvě možnosti.

Varianta A – rovnou kompletní registrace
Pokud mám všechny potřebné údaje, provedu před nástupem kompletní Registraci zaměstnance (REGZEC).

Varianta B – předregistrace
Pokud ještě všechny údaje nemám, můžu u českého zaměstnance využít Předregistraci zaměstnance (PREZEC).
Před nástupem oznámím základní údaje zaměstnance a následně registraci doplním.

Předregistraci lze provést nejdříve 8 dnů před předpokládaným nástupem a nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Kompletní údaje potom musím doplnit do 8 dnů od skutečného nástupu.

U zahraničních zaměstnanců předregistraci využít nelze – před nástupem se provádí kompletní registrace.

A pokud předregistrovaný zaměstnanec nakonec vůbec nenastoupí?
Ani na něj nezapomenu. Nenastoupení je potřeba oznámit ČSSZ nejpozději do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu.

Je to úplně první zaměstnanec firmy?

Pak nekontroluji pouze zaměstnance. Musím řešit i zaměstnavatele.

Od 1. 7. 2026 se nově vzniklý zaměstnavatel zapisuje do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny před dnem, kdy má první zaměstnanec nastoupit k výkonu práce, a nejdříve 15 dnů před tímto dnem.

Současně se řeší také evidence mzdové účtárny.
Takže pokud vám klient v pátek odpoledne oznámí:

„V pondělí tu nastupuje Tonda – náš brigádník,“ může už být na některé úkony docela pozdě.

První zaměstnanec firmy proto potřebuje ještě větší předstih než každý další.

Pozor, nastupuje cizinec

Jaké má státní občanství a na základě čeho může v České republice pracovat?

Pokud nový zaměstnanec není občanem České republiky, je potřeba před jeho nástupem ověřit nejen standardní údaje potřebné pro mzdy, ale také podmínky jeho zaměstnávání v ČR.

Rozhodující je především státní občanství a oprávnění zaměstnance pracovat na území České republiky.

Občan EU, EHP nebo Švýcarska

Občané EU, EHP a Švýcarska mají volný přístup na český trh práce a nepotřebují povolení k zaměstnání. Zaměstnavatel však i u těchto zaměstnanců plní příslušnou informační a registrační povinnost.

Zaměstnanec ze země mimo EU

U občana třetí země je potřeba zjistit, na základě jakého oprávnění bude v České republice pracovat.

Může jít například o:

• zaměstnaneckou kartu,
• modrou kartu,
• povolení k zaměstnání,
• nebo o některou ze situací, kdy má cizinec volný přístup na trh práce a další pracovní oprávnění nepotřebuje.

Samotná informace, že má zaměstnanec v České republice povolený pobyt, proto pro účetní není dostačující. Pobytové oprávnění a oprávnění pracovat nejsou totéž.

Co si před nástupem zkontrolovat

☐ státní občanství
☐ doklad totožnosti nebo cestovní doklad
☐ druh pobytového oprávnění
☐ zda má zaměstnanec volný přístup na trh práce
☐ …..

Kam se obrátit, pokud si nejste jistí

Účetní nemusí sama posuzovat složitější otázky pobytového a pracovního oprávnění cizince. Pokud si nejste jistí, je vhodné situaci ověřit ještě před nástupem zaměstnance.

Úřad práce ČR
Na příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce se lze obrátit zejména s otázkami týkajícími se zaměstnávání cizinců a jejich přístupu na český trh práce.

Informace najdete také na stránce Úřadu práce ČR – Zaměstnávání cizinců.

Ministerstvo vnitra – Odbor azylové a migrační politiky (OAMP)
Pokud potřebujete ověřit otázky týkající se pobytového oprávnění, například zaměstnanecké nebo modré karty a pobytového statusu cizince, obraťte se na pracoviště OAMP.

Aktuální kontakty a informace jsou na Informačním portálu pro cizince Ministerstva vnitra.

U složitějších případů je vhodné zapojit specialistu na zaměstnávání cizinců nebo imigrační problematiku. Zejména u občanů třetích zemí není dobré vycházet pouze z názvu dokladu, který zaměstnanec předloží.

Hlášení nástupu cizince v roce 2026

Od 1. dubna 2026 se informační povinnost zaměstnavatele při nástupu zaměstnance jiné než české státní příslušnosti plní prostřednictvím Registrace zaměstnance (REGZEC) v systému JMHZ.

Od 1. července 2026 musí být zaměstnanec registrován před okamžikem, kdy začne vykonávat práci.

U zahraničního zaměstnance není možné využít zjednodušenou předregistraci PREZEC. Před zahájením práce proto musí mít zaměstnavatel k dispozici údaje potřebné pro kompletní REGZEC.

To se týká i občanů EU – například zaměstnance ze Slovenska nebo Polska. To, že mají volný přístup na český trh práce, neznamená, že zaměstnavatel nemá registrační povinnost.

Praktická poznámka pro účetní

Informaci o státním občanství je proto vhodné získat hned při předání podkladů k novému zaměstnanci, nikoliv až při jeho zakládání do mzdového programu.

Pokud jde o zaměstnance ze země mimo EU, ověřte si ještě před nástupem:

1. Může v České republice legálně pobývat?
2. Může zde vykonávat právě toto zaměstnání?
3. Máme všechny údaje a doklady potřebné pro jeho registraci?

Teprve pokud jsou všechny tři otázky vyřešené, je možné nástup administrativně správně dokončit.

Od zaměstnance potřebuji vědět, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn.

Nástup zaměstnance zaměstnavatel oznamuje příslušné zdravotní pojišťovně do 8 dnů od vzniku oznamované skutečnosti.

Tady tedy stále hlídám samostatnou povinnost vůči zdravotní pojišťovně.

Zároveň si u zaměstnance potřebuji vyhodnotit, zda se na něj vztahuje minimální vyměřovací základ, případně zda patří mezi osoby, pro které platí výjimka.

Vstupní lékařská prohlídka

Další věc, kterou nechcete začít řešit až ve chvíli, kdy zaměstnanec sedí první den v kanceláři, nebo má jít do výroby. U pracovního poměru zaměstnavatel vstupní lékařskou prohlídku zajišťuje před vznikem pracovního poměru.

U DPP a DPČ záleží mimo jiné na charakteru a rizikovosti práce; povinnost není nastavena stejně pro každou dohodu.

Proto kontrolujte:

☐ zda je vstupní prohlídka povinná,
☐ zda ji zaměstnanec absolvoval,
☐ zda máme příslušný lékařský posudek.

Tohle je část nástupu, kterou bych rozhodně nenechávala až na první výplatní termín.

U nového zaměstnance je potřeba prověřit a správně zpracovat případné:

☐ exekuce,
☐ insolvenční řízení,
☐ jiné srážky ze mzdy.

Pokud zaměstnanec přichází od jiného zaměstnavatele, důležitým podkladem je také potvrzení o zaměstnání a informace potřebné pro pokračování srážek.

Protože zjistit dva dny před výplatou, že jsme měli provádět srážky ze mzdy, není ideální způsob, jak začít pracovní vztah.

Bude zaměstnanec používat služební auto i soukromě?

Pokud zaměstnanec používá služební vozidlo výhradně pro pracovní cesty, neřeší se z tohoto titulu nepeněžní příjem za možnost soukromého používání.

Jestliže mu ale zaměstnavatel umožní používat vozidlo také pro soukromé účely, vzniká zaměstnanci nepeněžní příjem podle § 6 odst. 6 zákona o daních z příjmů.

Pro správné zpracování mzdy si zjistěte:

☐ zda je vozidlo určeno i k soukromému používání
☐ od kterého měsíce jej má zaměstnanec k dispozici
☐ o jaké konkrétní vozidlo jde
☐ …..

Do zdanitelného příjmu zaměstnance se za každý kalendářní měsíc, kdy má vozidlo k dispozici také pro soukromé účely, zahrnuje:

• 1 % vstupní ceny u běžného vozidla,
• 0,5 % vstupní ceny u nízkoemisního vozidla,
• 0,25 % vstupní ceny u bezemisního vozidla.

Minimální částka nepeněžního příjmu činí 1 000 Kč za měsíc.

Tento nepeněžní příjem se zaměstnanci nepřidává k částce, kterou obdrží na účet. Připočte se ale k jeho příjmům pro výpočet daně a vstupuje také do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění.

Pozor také na pohonné hmoty. Samotné procento ze vstupní ceny řeší možnost používat vozidlo soukromě. Pokud zaměstnavatel zaměstnanci hradí také pohonné hmoty spotřebované při soukromých cestách, je potřeba jejich daňový režim řešit samostatně.

Dostává zaměstnanec příspěvek na dopravu do zaměstnání?

Nestačí poznámka:

„Přispíváme mu na cestu do práce.“

Zjistěte, jak je příspěvek nastaven.

☐ dostává zaměstnanec pevnou peněžní částku ve mzdě
☐ zaměstnavatel mu proplácí jízdné
☐ zaměstnavatel zajišťuje vlastní nebo objednanou dopravu
☐ jde ve skutečnosti o cestovní náhrady při pracovní cestě

Běžnou cestu zaměstnance z bydliště do pravidelného pracoviště nelze zaměňovat s pracovní cestou.

Pokud zaměstnavatel zaměstnanci jednoduše vyplácí peněžní příspěvek na jeho běžné dojíždění do zaměstnání, jde standardně o zdanitelný příjem zaměstnance, který vstupuje také do odvodů.

Jiný režim mohou mít cestovní náhrady poskytované zaměstnanci při skutečné pracovní cestě za podmínek stanovených zákoníkem práce.

Proto si vždy nejprve ujasněte, za jakou cestu zaměstnavatel zaměstnanci vlastně platí.

Jaké benefity bude zaměstnanec čerpat?

Zjistěte také, zda zaměstnanec vstupuje do firemního benefitního programu a od kdy.

Může jít například o:

☐ Multisport kartu
☐ cafeterii
☐ sportovní a kulturní aktivity
☐ ……

U nepeněžních benefitů je potřeba sledovat jejich druh, způsob poskytnutí a roční hodnotu u konkrétního zaměstnance.

Pro rok 2026 jsou při splnění zákonných podmínek podle § 6 odst. 9 písm. d) zákona o daních z příjmů stanoveny samostatné roční limity pro osvobození zdravotních a ostatních vymezených nepeněžních benefitů.

Jakmile je příslušný limit překročen, nadlimitní část přestává být u zaměstnance osvobozená a je potřeba ji zahrnout do zdanitelných příjmů a příslušných vyměřovacích základů.

Proto by mzdová účetní měla vědět nejen to, že zaměstnanec „má benefity“, ale také mít k dispozici údaje o jejich skutečně poskytnuté hodnotě.

Přispívá zaměstnavatel na spoření na stáří?

Samostatně si evidujte příspěvky zaměstnavatele na daňově podporované produkty, například:

☐ doplňkové penzijní spoření
☐ penzijní připojištění
☐ soukromé životní pojištění splňující zákonné podmínky
☐ ……

Pro tyto příspěvky platí samostatný společný roční limit pro osvobození.

Potřebujete proto znát:

☐ produkt, na který zaměstnavatel přispívá
☐ výši příspěvku
☐ datum, od kterého se příspěvek poskytuje
☐ zda zaměstnavatel neposkytuje příspěvky současně na více podporovaných produktů

Limit se totiž neposuzuje pro každý produkt zvlášť, ale společně za příspěvky zaměstnavatele na daňově podporované produkty daného zaměstnance.

Stravování

Při nástupu si ověřte také způsob zajištění stravování:

☐ stravenkový paušál
☐ stravenky / elektronická stravenková karta
☐ vlastní závodní stravování
☐ stravování prostřednictvím jiného subjektu

Pro mzdovou účetní je důležité znát nejen částku, ale také podmínky, za kterých zaměstnanci nárok vzniká – zejména ve vazbě na odpracovanou směnu, pracovní dobu a případné další příspěvky.

Home office a náhrady nákladů

Pokud bude zaměstnanec pravidelně pracovat z domova, zjistěte:

☐ zda je sjednána práce na dálku
☐ jak budou hrazeny náklady
☐ …..

Náhradu nákladů za práci na dálku nelze automaticky zaměňovat s běžným zaměstnaneckým benefitem.

Prémie, provize a další složky mzdy

Nakonec si zjistěte všechny další složky odměňování:

☐ osobní ohodnocení
☐ pravidelné prémie
☐ výkonnostní bonusy
☐ …..

U každého plnění potřebujete vědět za co je poskytováno, kdy na něj vzniká nárok a v jaké výši.

Nechcete to řešit u první výplaty

Při nástupu nového zaměstnance si vedle pracovní smlouvy a osobních údajů položte ještě jednu otázku:

Co všechno bude tento zaměstnanec kromě mzdy od firmy dostávat nebo používat?

Co se nedostane k účetní, to se velmi těžko dostane správně do mzdy. Proto je lepší tyto informace získat už při nástupu zaměstnance než je zpětně dohledávat při zpracování první výplaty.

Teď už potřebuji mít data připravená také pro první mzdu.

Kontroluji zejména:

☐ datum nástupu
☐ druh pracovního vztahu
☐ úvazek a pracovní dobu
☐…..

Tady se většinou ukáže, jak dobře byl celý nástup připraven. Pokud mám všechno, založení zaměstnance je rutina.